يمكنك الوثوق في مستثمر
عمليات إدارة المشاريع | نحرص دائما على تكون المعلومات المقدمة في المقالات عالية الجودة ويمكن الاعتماد عليها كمرجع لك كقارئ دائما.
- ستتعرف من خلال هذه المقالة على كيفية تطوير عمليات إدارة المشاريع وماهي ماهيتها وكيف يتم استخدام تلك العمليات.
عمليات إدارة المشاريع
قائمة المحتويات
مع نمو الأعمال وتعقيدها، يمكن أن تصبح أقل كفاءة أيضًا. كلما أضفت المزيد من الأشخاص إلى فريقك، ستحتاج إلى بنية تحتية أكثر تطورًا للحفاظ على سير عمل شركتك بسلاسة.
بدون خطة واضحة، قد يكون من الصعب معرفة ما إذا كنت تستفيد من الإنتاجية إلى أقصى حد عبر جميع مجالات عملك المتزايد.
يمكن أن تساعد فهم عمليات الأعمال قادة الأعمال في الحفاظ على الكفاءة أثناء التوسع.
إليك كيفية تحسين عمليات إدارة المشاريع لدعم نجاح شركتك.
ماهي عمليات إدارة المشاريع ؟
تشير عمليات إدارة المشاريع إلى مجموعة المهام الروتينية والعمليات التي تقوم بها الشركة لتوليد الإيرادات.
تسهم العمليات الفعالة في الاستفادة القصوى من موارد الشركة، مما يقلل من التكاليف المرتبطة بالأنشطة اليومية ويزيد من إنتاجية الشركة.
مع نمو الأعمال، تصبح احتياجاتها التشغيلية أكثر تعقيدًا. قد يتولى صاحب العمل في شركة صغيرة تعمل في مجال التجارة الإلكترونية جميع جوانب العمليات بمفرده، أو قد يقوم بإ outsourcing بعض المهام، مثل المحاسبة أو معالجة الرواتب.
من ناحية أخرى، قد توظف الشركات الكبرى أكثر من 100 شخص فقط في قسم المحاسبة. عادةً ما تُفوض الشركات الكبرى إدارة العمليات التجارية إلى الرئيس التنفيذي للعمليات (COO)، الذي يكون مسؤولاً عن الإشراف على تحسين كل جانب من جوانب الأنشطة اليومية للأعمال.
عناصر عمليات إدارة المشاريع ؟
تشمل العناصر الأربعة الرئيسية لاستراتيجية عمليات الأعمال: الأشخاص، العمليات، التكنولوجيا، والموقع.
إليك ما يقدمه كل عنصر:
1. الأشخاص
مع نمو الشركات، يميل أصحاب الأعمال إلى تقليل انخراطهم في العمليات اليومية، وبدلاً من ذلك يركزون على مهام تطوير الأعمال مثل الاجتماع مع المستثمرين أو الانخراط في التخطيط الاستراتيجي طويل الأجل.
هذا يعني أن موظفي الشركة هم المسؤولون عن تنفيذ جميع (أو تقريبًا جميع) عمليات الأعمال اليومية.
تشمل اعتبارات الأفراد توظيف الأشخاص المناسبين للمهام المناسبة والانتباه إلى معنويات الموظفين وإنتاجيتهم.
في الشركات الكبيرة، تتولى أقسام الموارد البشرية عادةً المهام المتعلقة بالأشخاص مثل التوظيف، والتوجيه، والتدريب، والتطوير.
2. العمليات
تشير عمليات الأعمال إلى البروتوكولات الواضحة التي تحدد كيفية إنجاز الأعمال. تحدد الشركات الناجحة عمليات واضحة لكل شيء، بدءًا من تطوير المنتجات إلى جدولة منشورات وسائل التواصل الاجتماعي.
تشمل الممارسات الجيدة إنشاء وتوثيق عمليات متسقة، مما يساعد في تحديد وتخفيف الكفاءات التشغيلية، وتقليل الأخطاء، وزيادة الشفافية.
يمكن أن تسهل عمليات الأعمال أيضًا توجيه الموظفين الجدد وتساعد في ضمان الامتثال للقوانين المحلية والفيدرالية.
على سبيل المثال، يكون من الأسهل كثيرًا التأكد من أن نظام الرواتب لديك متوافق مع القوانين إذا كنت قد وثقت عمليتك واتبعتها كما هو مكتوب.
3. التكنولوجيا
تشير التكنولوجيا إلى الأدوات التي تستخدمها لإنجاز المهام التشغيلية. يمكن أن تشمل البرمجيات، والأجهزة، والآلات، والموارد المادية الأخرى.
تمتلك الشركات في صناعات مختلفة احتياجات متنوعة من المعدات.
على سبيل المثال، قد تتطلب شركة تصنيع مئات الآلاف من الدولارات في المعدات الثقيلة، بينما قد تستثمر شركة صغيرة تعمل في مجال التجارة الإلكترونية بشكل أساسي في منصات البرمجيات كخدمة (SaaS).
4. الموقع أو المكان
تشير الموقع إلى أي موقع مادي مرتبط بعملك. يمكن أن يشمل ذلك المساحات المكتبية، ومرافق التصنيع والتخزين، والمتاجر.
في كل حالة، يساعد الموقع الأمثل في تقليل التكاليف وزيادة الإيرادات. على سبيل المثال، قد تستثمر شركة تجزئة في متجر فعلي في موقع يشهد حركة مرور عالية، ومخزن قريب من مركز شحن رئيسي.
كيفية تحسين عمليات إدارة المشاريع ؟
في جوهرها، يتعلق تحسين عمليات الأعمال بزيادة الكفاءة، مما يعني أن التحسينات تقلل إما من الوقت المستغرق لتحقيق هدف ما أو من التكاليف المرتبطة بذلك. يمكن أن تساعدك الاستراتيجيات الثماني التالية:
1. حدد الأهداف وحدد مؤشرات الأداء الرئيسية
تحسين عمليات الأعمال هو لعبة طويلة الأمد. حدد الأهداف وحدد مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) لتركيز جهودك وتتبع أهداف الأداء على المدى الطويل.
قم بتحديد أهداف تشغيلية محددة لكل قسم تتماشى مع أهدافك التجارية الأكبر. لكل هدف، حدد مؤشرات الأداء الرئيسية التي ستتبعها لقياس الأداء وتحديد النجاح.
على سبيل المثال، إذا كان أحد أهداف عملك هو زيادة قاعدة عملائك بنسبة 10% في الربع الرابع، فقد يحدد قسم خدمة العملاء هدفًا لزيادة درجة رضا العملاء بنسبة 15%، بينما قد يسعى قسم التسويق إلى زيادة حركة البحث العضوية إلى متجرك الإلكتروني بنسبة 20%.
2. تحسين العمليات الحالية
بمجرد تحديد الأهداف، يمكنك البدء في فحص عمليات الأعمال المختلفة التي يمكن أن تدعمها.
ابدأ بتأكيد أنك قد قمت بتوثيق عملياتك الحالية وأن ما تم كتابته يعكس بدقة واقع ممارسات عملك. إذا لم يكن الأمر كذلك، يجب على العضو المعني في الفريق تدوين ملاحظات حول ما تقوم به.
على سبيل المثال، قد يحتوي كتيب شركتك على عملية مكونة من 10 خطوات لاستقبال موظف جديد، ولكن نقطة البداية الأفضل هي العملية التي يستخدمها مدير الموارد البشرية حاليًا.
بمجرد تسجيل العملية، ابحث عن التكرارات، أو استخدام التقنيات القديمة، أو عدم التوافق مع قيم شركتك، وتعاون مع الأعضاء المعنيين في الفريق لتحديد مجالات التحسين.
هو مهمة مستمرة، لذا قم بتمكين موظفيك لاختبار وتعديل العمليات الجديدة بمرور الوقت.
3. أتمتة العمليات
تتطور تقنية أتمتة العمليات بسرعة، مما يعني أنه حتى إذا كنت قد قمت بتدقيق كل جانب من جوانب عمليات عملك في العام الماضي، فمن المحتمل أن تكون هناك فرص جديدة للأتمتة ظهرت منذ ذلك الحين.
ابحث عن فرص الأتمتة لأي عملية تحتاج إلى تنفيذها أكثر من مرة.
على سبيل المثال، قد تتمكن شركة البيع بالتجزئة من أتمتة إدارة المخزون، وجدولة وسائل التواصل الاجتماعي، وبعض جوانب خدمة العملاء والدعم.
4. استثمر في الأدوات المناسبة
ستقوم بتقييم الأدوات التي يستخدمها موظفوك لأداء المهام التشغيلية الأساسية كجزء من استراتيجية تحسين العمليات الخاصة بك، ولكن في بعض الحالات قد يكون من الصعب معرفة ما الذي قد يفوتك.
يمكنك الحصول على أفكار من خلال قراءة المنشورات الصناعية أو الاطلاع على أدوات المنافسين.
على سبيل المثال، إذا كنت تمتلك شركة تكنولوجيا، يمكنك مقارنة أدوات فريق المبيعات لديك بتلك المستخدمة من قبل منافسيك.
إذا كان أفضل منافسيك يستخدمون أداة إدارة علاقات العملاء (CRM) المركّزة على المبيعات وأنت تعتمد على Google Sheets، فقد ترغب في قياس اهتمام فريقك في اعتماد تقنية CRM.
يمكنك أيضًا أن تطلب من أعضاء الفريق تحديد العمليات التي تستغرق أكبر قدر من الوقت (مثل البحث عن العملاء أو التفاوض على العقود) وتقدير الوقت الذي يقضونه في كل مهمة.
يمكنك استخدام هذه المعلومات لإجراء تحليل التكلفة والفائدة قبل الاستثمار في أداة جديدة، وإذا قررت المضي قدمًا، يمكنك مشاركة reasoning الخاصة بك لزيادة اقتناع أعضاء الفريق.
5. قم بتقييم تخصيص الموارد الخاصة بك
قم بتقييم ميزانياتك الحالية، والبنية التحتية، وسعة الفريق.
على سبيل المثال، إذا كانت فريق المحاسبة لديك قد استنفد طاقته، بينما فريق التسويق غير مشغول، ولديك الموارد المالية اللازمة لتوظيف شخص جديد، فقد تخطط لإضافة موظف جديد إلى فريق المحاسبة أو الاستثمار في مساعدة تعاقدية لدعم قسم المحاسبة لديك.
يمكنك أيضًا تكليف رئيس قسم التسويق باستخدام الموارد الإضافية لدعم الهدف الذي حدده قسم التسويق خلال جلسة تحديد الأهداف الأولية.
6. ابق على اطلاع
يمكن أن يساعدك مراقبة اتجاهات الصناعة والسوق في البقاء تنافسيًا من خلال ضمان تركيز جهودك بشكل مناسب.
على سبيل المثال، إذا أخبرتك مراقبة اتجاهات صناعة التجزئة أن جمهورك المستهدف يفضل بشكل متزايد شراء المنتجات عبر منصات التواصل الاجتماعي بدلاً من الشراء من المتاجر الفعلية، فقد تقرر تخصيص ميزانية أكبر لتطوير استراتيجية التجارة الاجتماعية بدلاً من فتح موقع جديد للتجزئة
7. اطلب المساعدة الخارجية
مدراء عمليات الأعمال مسؤولون عن الحفاظ على تركيز عالي المستوى على الأهداف التجارية، وإدارة العمليات اليومية، ومراقبة تقلبات السوق، ومواكبة التطورات في التكنولوجيا.
إنها مهمة صعبة، وحتى أفضل مديري العمليات يمكن أن يستفيدوا من منظور خارجي. النظر في التعاقد مع استشاري عمليات الأعمال الذي يمكنه مراجعة ممارساتك الحالية وتقديم توصيات للتحسين.
عادةً ما يتخصص مستشارو الأعمال في قطاع معين، لذا فإن توظيف مستشار يمكن أن يوفر لك أيضًا رؤى تشغيلية متخصصة في الصناعة.
على سبيل المثال، قد يتخصص مستشار في صناعة التصنيع في استراتيجيات إدارة سلسلة التوريد التي يمكن أن تساعدك في تقليل تكاليف الشحن.
يمكنهم أيضًا مساعدتك في الحصول على مواد خام عالية الجودة بشكل أكثر كفاءة وإيجاد تحسينات في نظام الإنتاج لتقليل احتياجاتك من الطاقة.
8. ضع خطة
تحسين عمليات الأعمال هو مهمة مستمرة—لهذا السبب يعتبر مدير العمليات التنفيذي (COO) دورًا دائمًا في معظم الشركات الكبرى.
بالإضافة إلى الانخراط بشكل دوري في مراجعات شاملة للعمليات أو الاستعانة بمساعدة استشاري عمليات، اجعل تحسين عمليات الأعمال مهمة يومية—بمعنى آخر، منطقة تركيز ضمن عمليات الأعمال.
راقب مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) لمتابعة التقدم نحو الأهداف التي تم تحديدها مسبقًا وقياس مدى الالتزام بتلك الأهداف.
يمكنك أيضًا التفكير في تحديد أوقات متكررة للتواصل مع أقسام معينة، وجمع التعليقات حول العمليات والأدوات الجديدة، وتحديد مجالات إضافية للتحسين.
🟠 اقرأ أيضاً: كيفية إدارة مخزون التجارة الإلكترونية
mohamed ragab
محمد رجب هو مؤسس موقع مستثمر , ويدير قناة باسمه على اليوتيوب.
